Выбор сканера

Существует два вида моделей сканеров для офисной деятельности. К первому типу относятся крупногабаритные устройства, которые способны за короткое время обрабатывать довольно значительные объемы документов. Второй тип - это персональные сканеры для бизнеса, которые легко размещаются на рабочем столе благодаря своей компактности, но по техническим характеристикам заметно уступают первому варианту.

Тем не менее, персональные сканеры достаточно востребованы в офисах, так как позволяют сотрудникам выполнять многочисленные задачи: отправка документов по электронной почте, размножение, распознавание текста документов для последующей обработки или хранения в памяти компьютера.

При выборе сканера для офиса следует помнить, что он существенно отличается от устройства для домашнего пользования. Как правило, при работе в офисе редко возникает необходимость в сканировании фотографий и других изображений, так что такие показатели как глубина цвета или разрешение мало актуальны в данном случае. Обычно бывает вполне достаточно стандартных значений. Куда важнее оказываются технология подачи бумаги в устройство и его габариты.

Выбор редко осуществляется в пользу сверх компактных сканеров, так как они имеют смысл лишь при частой автономной работе: их, например, можно брать с собой в дорогу. Что касается экономии офисного пространства, то с этим вполне справляются и размещаемые за клавиатурой сканеры, а вот пользоваться ими удобнее. Оптимальное место расположения такого устройства - за клавиатурой, под монитором. Сканер этого типа особенно подойдет тем сотрудникам офиса, у которых регулярно возникает необходимость в сканировании пары страниц документов за один сеанс. Устройства двух перечисленных выше типов не имеют технологии автоматической подачи бумаги, что сказывается на скорости работы с ними при необходимости обработать значительное количество страниц документов за сеанс. Кроме того, необходимость каждый раз по новой укладывать лист на планшет быстро утомляет и даже начинает раздражать.

Если в процессе работы сотруднику офиса часто приходится сканировать большие объемы документов, то в этом случае не обойтись без устройства, оборудованного узлом автоматической подачи бумаги. Такие сканеры могут иметь вполне компактные размеры, чтобы иметь возможность легко расположить их прямо на рабочем столе. Обычно у них есть также и планшет, чтобы сканировать, например, развороты книг или журналов, которые невозможно пропустить сквозь отверстие для автоматической подачи.

Важными техническими характеристиками для сканеров являются также время разогрева и возможность двустороннего сканирования. Степень их значимости также зависит от необходимого режима работы. Так, например, в случае, когда одновременно обрабатываются значительные объемы страниц, не так важно, за какое количество времени сканер разогреется для работы. Если же сканировать приходится нерегулярно и по небольшому количеству документов, так что держать устройство постоянно включенным не рационально, долгий период разогрева может вызывать явные задержки в работе.

Возможность двустороннего одновременного сканирования существенно снижает временные затраты на обработку документа, увеличивая скорость работы в два раза по сравнению с обычной моделью, но и стоит такое устройство обычно дороже.

При совершении покупки имеет смысл обратить внимание на программное обеспечение сканера - входят ли в него программы для обработки текста, ведь это одна из наиболее часто встречающихся задач для офисных сканеров. Если в работе часто приходится сталкиваться с необходимостью сканирования и распознавания сложного текста, то следует выбирать такую модель, в программах которой будет функция цифровой обработки текста. Кстати, нужно обратить внимание и на время обработки, иначе может оказаться, что модель с высокой скоростью сканирования реально работает в несколько раз медленнее сканера с низкими показателями скорости сканирования, зато с быстрой обработкой данных документа. Кроме того, специалисты рекомендуют выбирать сканер с программным обеспечением, отвечающим требованиям именно вашего офиса: необходимость индексации, управления отсканированными документами, или, к примеру, частая работа с визитными карточками.